Niniejsza polityka wyjaśnia, jak [nazwa firmy - do uzupełnienia] („my”, „Usługodawca”) przetwarza dane osobowe w związku z serwisem piercer.io: aplikacją do prowadzenia studia piercingu (rezerwacje, zgody, karta klienta, wiadomości), stroną internetową i publicznymi stronami studiów. Stanowi ona informację, o której mowa w art. 13 i 14 RODO (Rozporządzenie (UE) 2016/679).
1. Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający
- Dane studiów i ich zespołów (konta, subskrypcje, kontakt z nami) oraz dane osób odwiedzających stronę piercer.io: jesteśmy administratorem tych danych.
- Dane klientów studiów (osoby, które rezerwują wizytę, podpisują zgodę, piszą do studia lub płacą zaliczkę przez stronę studia): administratorem jest studio, które korzysta z piercer.io. My przetwarzamy te dane wyłącznie w imieniu i na polecenie studia, jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych zawartej ze studiem.
Jeśli jesteś klientem lub klientką studia, w sprawie swoich danych (dostęp, poprawienie, usunięcie) zwróć się najpierw do studia: to ono decyduje, jakie dane zbiera i jak długo je przechowuje. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy prośbę do właściwego studia.
2. Kontakt
- Administrator: [nazwa firmy - do uzupełnienia], [adres siedziby - do uzupełnienia].
- E-mail w sprawach ochrony danych: [e-mail ds. danych osobowych - do uzupełnienia].
- Inspektor ochrony danych (IOD): [dane IOD lub informacja o jego braku - do uzupełnienia].
3. Dane, które przetwarzamy jako administrator
Konto i studio. Adres e-mail, hasło (przechowujemy wyłącznie jego skrót), nazwa studia, dane członków zespołu zaproszonych przez właściciela konta, ustawienia studia. Cel: założenie konta i świadczenie usługi. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Subskrypcja i płatności. Plan, historia faktur i płatności. Dane karty podajesz bezpośrednio operatorowi płatności Stripe, nie trafiają one do nas. Cel: rozliczenie usługi i obowiązki księgowe. Podstawy: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) oraz obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Wiadomości e-mail dotyczące usługi. Potwierdzenie adresu e-mail, reset hasła, powiadomienia o działaniu konta. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom. Dziennik zdarzeń (kto i kiedy wykonał ważne czynności w studiu), dane techniczne sesji, weryfikacja Cloudflare Turnstile przy rejestracji i w publicznych formularzach. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes w ochronie usługi i danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Kontakt i wsparcie. Treść korespondencji z nami. Podstawa: prawnie uzasadniony interes w udzieleniu odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Zgłoszenia do testów. Dopóki piercer.io jest dostępne tylko na zaproszenie, formularz na naszej stronie prosi o Twój adres e-mail oraz, jeśli zechcesz je podać, o nazwę studia, miasto, kraj i wiadomość; zapisujemy też język strony. Cel: kontakt z Tobą w sprawie dostępu do testów i wysłanie zaproszenia. Podstawa: podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane przechowujemy przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu z Tobą, a następnie usuwamy. W każdej chwili możesz poprosić o ich usunięcie pod adresem [e-mail ds. danych osobowych - do uzupełnienia].
Dochodzenie i obrona roszczeń. Dane niezbędne do wykazania przebiegu współpracy. Podstawa: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Strona internetowa. Nie używamy narzędzi analitycznych ani reklamowych plików cookies. W przeglądarce zapisujemy tylko to, co jest potrzebne do działania: sesję logowania, wybrany język i motyw.
Podanie danych do konta jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy założyć konta ani świadczyć usługi. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne (art. 22 RODO).
4. Dane klientów studiów (przetwarzane w imieniu studia)
Zależnie od modułów, które studio włączy, w piercer.io mogą się znaleźć:
- dane kontaktowe i historia wizyt (imię i nazwisko, e-mail, telefon, termin, usługa);
- formularze zgody: treść podpisanej wersji, odpowiedzi, podpisy z datą i godziną, a w przypadku osób niepełnoletnich także dane i podpis przedstawiciela ustawowego;
- notatki zespołu, zdjęcia dodane przez studio i wiadomości (także z Instagrama, jeśli studio połączy konto);
- informacje o zaliczkach i płatnościach (obsługiwanych przez Stripe w imieniu studia).
Dane o zdrowiu (art. 9 RODO). Formularze zgody mogą zawierać informacje o zdrowiu, np. alergie, przyjmowane leki czy ciążę. Są to szczególne kategorie danych. To studio, jako administrator, odpowiada za podstawę ich przetwarzania (np. wyraźną zgodę osoby, której dane dotyczą) i za poinformowanie swoich klientów. Odpowiedzi z formularzy, podpisy i notatki zdrowotne szyfrujemy w aplikacji algorytmem AES-256-GCM, kluczem przypisanym do danego studia.
Dane z Instagrama. Jeśli studio połączy swoje profesjonalne konto na Instagramie, piercer.io otrzymuje wiadomości, które ludzie wysyłają na to konto, oraz ich publiczne dane profilu (nazwę użytkownika, imię i nazwisko, zdjęcie profilowe), aby wyświetlać je w skrzynce studia. Gdy piercer.io zostanie usunięte z konta studia na Instagramie (w Instagramie: „Ustawienia > Aplikacje i strony internetowe”), Instagram wysyła nam żądanie usunięcia: automatycznie usuwamy wtedy dane z Instagrama otrzymane dla tego konta i podajemy kod potwierdzenia ze stroną statusu. Jeśli napisałeś(-aś) do studia na Instagramie, możesz poprosić studio o usunięcie rozmowy albo napisać do nas na [e-mail ds. danych osobowych - do uzupełnienia], a przekażemy Twoją prośbę studiu.
5. Odbiorcy danych i podwykonawcy
Korzystamy z następujących dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu (lub, w przypadku Stripe i Meta, częściowo jako odrębni administratorzy):
- Convex, Inc. (USA): baza danych, logika serwera i przechowywanie plików. Dane są przechowywane w regionie UE (AWS eu-west-1, Irlandia).
- Cloudflare, Inc. (USA): hosting strony i aplikacji w sieci CDN oraz ochrona formularzy przed botami (Turnstile).
- Resend (USA): wysyłka wiadomości e-mail.
- Functional Software, Inc. (Sentry, USA, dane przechowywane w regionie UE, Frankfurt): tylko gdy włączone jest śledzenie błędów, w celu diagnozowania błędów aplikacji (komunikaty o błędach, ślady stosu, typ przeglądarki). Adresy e-mail, numery telefonów, linki z tokenami i treść formularzy są usuwane przed wysłaniem, a adresy IP nie są przechowywane.
- Axiom, Inc. (USA, dane przechowywane w regionie UE): tylko gdy włączone jest przekazywanie logów serwera, w celu przechowywania technicznych logów serwera przez maksymalnie 30 dni i wykrywania incydentów. Logi zawierają identyfikatory techniczne, a nie imiona i nazwiska, adresy e-mail ani treść formularzy.
- Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia): płatności za subskrypcję oraz, jeśli studio je włączy, zaliczki klientów (Stripe Connect).
- Meta Platforms Ireland Limited (Irlandia): tylko jeśli studio połączy konto Instagram, w celu odbierania i wysyłania wiadomości.
- Mistral AI SAS (Francja, przetwarzanie w UE): tylko jeśli studio włączy sortowanie wiadomości przez AI, w celu zaproponowania kategorii i priorytetu dla wiadomości przychodzących. Adresy e-mail, numery telefonów, linki i nazwy użytkowników są usuwane przed wysłaniem, a dostawca nie przechowuje wiadomości ani nie wykorzystuje ich do trenowania modeli.
- OpenAI Ireland Limited (Irlandia, przetwarzanie w UE w projekcie z europejską rezydencją danych): tylko jeśli platforma jest skonfigurowana do korzystania z niego zamiast Mistral AI, do tego samego sortowania wiadomości przez AI, z takim samym usuwaniem adresów e-mail, numerów telefonów, linków i nazw użytkowników przed wysłaniem. Dostawca nie wykorzystuje wiadomości do trenowania modeli.
- LINK Mobility Poland sp. z o.o. (SMSAPI, Polska): tylko jeśli studio włączy SMS-y, w celu wysyłania przypomnień o wizytach i linków do podpisania zgody na numer telefonu klienta lub klientki.
Z tych dwóch dostawców korzystamy wyłącznie na podstawie podpisanej umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Dane możemy też udostępnić organom publicznym, gdy wymaga tego prawo.
6. Przekazywanie danych poza EOG
Niektórzy dostawcy mają siedzibę w USA lub korzystają z globalnej infrastruktury. W takich przypadkach przekazanie opiera się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub na standardowych klauzulach umownych (art. 46 RODO). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na [e-mail ds. danych osobowych - do uzupełnienia].
7. Jak długo przechowujemy dane
- Dane konta i studia: przez czas korzystania z usługi, a po zamknięciu konta przez [okres - do uzupełnienia], chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne do dochodzenia roszczeń. Gdy właściciel usuwa studio w Ustawieniach, dane studia są usuwane po 30 dniach od zlecenia, z wyjątkiem podpisanych zgód (patrz niżej); do tego czasu właściciel może anulować usunięcie i w każdej chwili pobrać eksport.
- Podpisane zgody usuniętego studia: wypełnione formularze, ich podpisy i pliki PDF są przechowywane w zablokowanej formie przez [5 lat - do potwierdzenia] po usunięciu, a następnie usuwane. W tym czasie dostęp ma tylko Usługodawca, aby odpowiedzieć na żądanie prawne, a każdy dostęp jest rejestrowany.
- Faktury i dokumenty rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
- Surowe zdarzenia z Instagrama: 30 dni od otrzymania.
- Zgłoszenia do testów (adres e-mail, nazwa studia, miasto, kraj, wiadomość, język): 12 miesięcy od ostatniego kontaktu z Tobą, a następnie usunięcie; wcześniej, jeśli o to poprosisz.
- Kopie zapasowe: usunięte dane znikają z kopii po [okres - do uzupełnienia].
- Dane klientów studiów: tak długo, jak zdecyduje studio, najdłużej do usunięcia studia (30 dni od zlecenia właściciela, z możliwością samodzielnego eksportu w tym czasie), z wyjątkiem podpisanych zgód, które są przechowywane w zablokowanej formie, jak opisano wyżej. Po zakończeniu umowy usuwamy je lub zwracamy studiu zgodnie z umową powierzenia.
8. Twoje prawa
Masz prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją w każdej chwili wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
9. Bezpieczeństwo
Połączenia są szyfrowane (TLS). Najbardziej wrażliwe pola (odpowiedzi z formularzy zgody, podpisy, notatki zdrowotne, dane z formularza rezerwacji) są dodatkowo szyfrowane w aplikacji kluczem przypisanym do studia. Każda ukończona zgoda otrzymuje odcisk SHA-256, który pozwala wykryć późniejszą zmianę. Dostęp w studiu zależy od roli członka zespołu, ważne czynności trafiają do dziennika zdarzeń, a konto można zabezpieczyć weryfikacją dwuetapową.
10. Umowa powierzenia przetwarzania danych
Studia korzystające z piercer.io zawierają z nami umowę powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Jej treść udostępniamy na żądanie: [e-mail kontaktowy - do uzupełnienia].
11. Zmiany polityki
O istotnych zmianach poinformujemy studia e-mailem z wyprzedzeniem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, z datą ostatniej aktualizacji.